大連理工大學(xué)是教育部直屬全國(guó)重點(diǎn)大學(xué)，是國(guó)家“211工程”和“985工程”重點(diǎn)建設(shè)高校，也是世界一流大學(xué)A類(lèi)建設(shè)高校。自1949年建校以來(lái)，已建成大大小小的建筑約300 余棟，已形成了基建檔案4437 卷。但是，在維護(hù)老建筑時(shí)，常遇到圖紙難以查找和辨認(rèn)的問(wèn)題。同時(shí)，對(duì)于新項(xiàng)目，基建檔案對(duì)項(xiàng)目管理和過(guò)程控制至關(guān)重要。因此，改進(jìn)優(yōu)化基建檔案管理不僅是保護(hù)學(xué)校歷史底蘊(yùn)的重要任務(wù)，也是支持學(xué)校發(fā)展建設(shè)的迫切需求。
2023年，大連理工大學(xué)檔案館與基建處緊密配合，啟動(dòng)了基建檔案數(shù)字化專項(xiàng)工作。經(jīng)過(guò)深入調(diào)研走訪，與恒智科技達(dá)成了合作協(xié)議，共同確定了基建檔案專項(xiàng)行動(dòng)方案。項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，我們嚴(yán)格遵守5點(diǎn)原則：
1、規(guī)范有序：嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等有關(guān)要求，在專業(yè)檔案整理老師指導(dǎo)下，進(jìn)行檔案的整理、掃描、質(zhì)檢等工作。
2、質(zhì)量過(guò)關(guān)：對(duì)交付的掃描電子文件逐卷逐件逐頁(yè)校核，確保不漏項(xiàng)、不漏頁(yè)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。
3、應(yīng)歸盡歸：對(duì)于歷史上遺留問(wèn)題逐一排查、核對(duì)補(bǔ)全。例如因歷史上樓號(hào)曾多次重排導(dǎo)致新舊樓號(hào)混用，本次項(xiàng)目將新老樓號(hào)分別記錄標(biāo)注，確保無(wú)誤。
4、業(yè)務(wù)導(dǎo)向：以業(yè)務(wù)導(dǎo)向?yàn)槌霭l(fā)點(diǎn)，推動(dòng)基建檔案得到科學(xué)收集、整理、保管和利用。
5、技術(shù)賦能：通過(guò)先進(jìn)的信息化和數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的全流程的數(shù)字化管理。
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本次共完成272個(gè)項(xiàng)目檔案，條目錄入6.8萬(wàn)條，掃描圖文材料30.3萬(wàn)頁(yè)，掃描圖紙4.1萬(wàn)幅，整理的電子文件共計(jì)847GB。
此項(xiàng)工作開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)了所有圖紙都在檔案管理系統(tǒng)中3秒可查，由“紙間”到“指尖”轉(zhuǎn)變，有效解決了基建查檔的最大難題。同時(shí)，通過(guò)這個(gè)項(xiàng)目把檔案里一些“死的信息”變成“活的資源”，數(shù)字化的基建檔案得到更好的保存和利用。借助檔案的力量，歷史久遠(yuǎn)教學(xué)樓的保護(hù)修繕得以順利進(jìn)行；借助檔案的力量，新的工程項(xiàng)目得以更規(guī)范的完成。
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