近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子文檔以其便捷性和安全性受到越來越多人的關(guān)注。企業(yè)電子文檔是企業(yè)各種信息的載體，是企業(yè)各類信息資源中的重要組成部分。在實際操作中，集團企業(yè)需要管理大量的電子文檔，由于涉及到公司很多重要信息資源，因此對于電子文檔的管理尤為重要,通過檔案管理的方式來管理電子文檔成為目前的主流方式。
一、規(guī)范管理，提高文件安全
對于電子文檔的管理，首先要明確其屬性，不能讓電子文檔成為“定時炸彈”。企業(yè)可以通過建立一個規(guī)范的文檔管理制度，對于不同類型的文檔設(shè)置不同的權(quán)限，如創(chuàng)建、修改、刪除等都需要審批流程，對文檔進行嚴格管理。
此外，在電子文檔的使用上，可以通過建立完善的電子文檔安全管理制度來規(guī)范使用行為。如：對于文件使用人進行嚴格的審批流程和權(quán)限控制；在使用前對文件進行歸檔；在使用后進行歸檔、銷毀等。
二、數(shù)據(jù)歸檔，方便查找
傳統(tǒng)的檔案管理方式是根據(jù)不同的分類方式將文檔按照時間或者內(nèi)容進行歸檔，而這樣的歸檔方式非常繁瑣，還很容易造成資料的丟失。
而檔案管理系統(tǒng)可以通過時間軸或者項目管理等功能，將電子文檔按照時間順序進行歸檔。當用戶需要查找某一項文檔時，只需要在相關(guān)的時間點內(nèi)對相應(yīng)的文件進行查找即可，非常方便。
同時，在對電子文檔進行歸檔時，還可以將所有的文檔都放到一個檔案系統(tǒng)中，便于查找和使用。
三、高效管理，提高效率
對于企業(yè)而言，電子文檔管理可以有效地提高管理效率，減少人為因素導致的失誤，還可以讓管理人員進行及時有效的查詢，減少不必要的時間成本。
可以將檔案管理系統(tǒng)接入企業(yè)的微信公眾號、 APP、 WAP站等平臺，提供檔案的在線查看、借閱等功能。
四、通過檔案來規(guī)范流程，降低風險
電子文檔的管理需要經(jīng)過一定的流程，每一步都需要有相應(yīng)的依據(jù)，電子文檔中涉及到的數(shù)據(jù)如果需要更改，一定要經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導審批并記錄變更事項。通過檔案管理系統(tǒng)，可以規(guī)范流程，讓電子文檔管理變得更加嚴謹、規(guī)范。
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