一、總則
- 目的
- 為規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)研發(fā)、市場(chǎng)拓展等各項(xiàng)工作中的重要作用，特制定本制度。檔案作為企業(yè)歷史活動(dòng)的記錄，是企業(yè)決策的重要依據(jù)，也是企業(yè)知識(shí)管理的核心資源，其重要性不言而喻。通過(guò)有效的檔案管理，可以避免信息的重復(fù)收集和浪費(fèi)，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。
- 適用范圍
- 本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門(mén)和員工，涵蓋企業(yè)各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷(xiāo)毀等全過(guò)程管理。無(wú)論是行政管理部門(mén)的文件檔案，還是生產(chǎn)部門(mén)的技術(shù)檔案，亦或是財(cái)務(wù)部門(mén)的財(cái)務(wù)檔案等，都應(yīng)嚴(yán)格遵循本制度進(jìn)行管理。
二、檔案管理機(jī)構(gòu)和人員
- 管理機(jī)構(gòu)
- 企業(yè)設(shè)立檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全企業(yè)的檔案管理工作。檔案管理辦公室應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，他們需要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)、熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)流程，并且能夠熟練運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)是檔案管理人員工作的強(qiáng)大工具，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入、存儲(chǔ)、檢索和統(tǒng)計(jì)等功能，大大提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。
- 人員職責(zé)
- 制定和完善檔案管理制度和流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
- 負(fù)責(zé)企業(yè)各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)等工作。在收集檔案時(shí)，要充分利用檔案管理系統(tǒng)提供的提醒功能，確保各部門(mén)按時(shí)提交應(yīng)歸檔文件。
- 利用檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行安全存儲(chǔ)和保管，定期對(duì)檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。
- 為企業(yè)的各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)快速檢索和提供所需的檔案信息，支持企業(yè)的決策、項(xiàng)目開(kāi)展等工作。
- 定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，按照規(guī)定程序處理到期檔案，并在檔案管理系統(tǒng)中做好相應(yīng)的記錄。
- 檔案管理人員的主要職責(zé)包括：
- 各部門(mén)的兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和初步審核，并按照規(guī)定時(shí)間將應(yīng)歸檔文件移交給檔案管理辦公室。部門(mén)兼職檔案員要熟悉檔案管理系統(tǒng)的基本操作，以便更好地與檔案管理辦公室進(jìn)行檔案信息的交互。
三、檔案的收集
- 收集范圍
- 企業(yè)各部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于行政管理文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、技術(shù)圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、聲像檔案等都應(yīng)納入檔案收集范圍。這些檔案是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的寶貴資料，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)可以對(duì)不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，方便后續(xù)的管理和利用。
- 收集時(shí)間
- 各部門(mén)應(yīng)在文件材料辦理完畢后的[具體時(shí)間，如一個(gè)月內(nèi)]，將需要?dú)w檔的文件材料整理好，移交給本部門(mén)兼職檔案員。兼職檔案員在收到文件后，要及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，確保檔案信息的及時(shí)更新。對(duì)于一些重要的項(xiàng)目文件，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度定期收集歸檔，避免文件積壓和遺漏。
- 收集要求
- 收集的檔案應(yīng)保證其完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。文件材料應(yīng)齊全，包括正文、附件、修改稿等；內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，字跡清晰，符合相關(guān)規(guī)范要求。檔案管理人員在接收檔案時(shí)，要通過(guò)檔案管理系統(tǒng)仔細(xì)核對(duì)檔案信息，對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)要求相關(guān)部門(mén)及時(shí)補(bǔ)充或更正。
四、檔案的整理
- 分類(lèi)方法
- 采用科學(xué)合理的分類(lèi)方法對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)。一般按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)，如將行政管理檔案、業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等分別歸類(lèi)。在檔案管理系統(tǒng)中，可以根據(jù)預(yù)設(shè)的分類(lèi)規(guī)則，自動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，方便檔案的查找和管理。
- 編號(hào)規(guī)則
- 制定統(tǒng)一的檔案編號(hào)規(guī)則，每個(gè)檔案都有唯一的編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性、系統(tǒng)性和可擴(kuò)展性，能夠反映檔案的類(lèi)別、形成時(shí)間、順序等信息。檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)編號(hào)規(guī)則自動(dòng)生成檔案編號(hào)，避免人工編號(hào)可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤和重復(fù)。
- 裝訂要求
- 對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的要求進(jìn)行裝訂。裝訂要牢固、整齊，便于保管和查閱。裝訂時(shí)要注意保護(hù)文件材料，避免損壞。在檔案管理系統(tǒng)中，可以對(duì)裝訂后的檔案進(jìn)行拍照或掃描，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步管理，提高檔案的安全性和利用效率。
五、檔案的保管
- 保管條件
- 檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫(kù)房要保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。檔案管理系統(tǒng)可以與庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備連接，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房環(huán)境，一旦出現(xiàn)異常情況，及時(shí)發(fā)出警報(bào)，保障檔案的安全。
- 保管期限
- 根據(jù)檔案的價(jià)值和重要性，確定不同的保管期限。一般分為永久、長(zhǎng)期（[具體年數(shù)，如 10 - 30 年]）和短期（[具體年數(shù)，如 1 - 5 年]）三種。檔案管理人員要按照保管期限對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的保管期限提醒功能，以便及時(shí)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處理。
- 檔案的移交和接收
- 當(dāng)檔案管理人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)。移交雙方要對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案的完整無(wú)缺。在移交過(guò)程中，要詳細(xì)記錄檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限等信息，并在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案管理人員信息，保證檔案管理工作的連續(xù)性。
六、檔案的利用
- 利用方式
- 企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要可以查閱、復(fù)制檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的保密級(jí)別和利用規(guī)定，提供相應(yīng)的檔案利用服務(wù)。員工可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)在線申請(qǐng)查閱檔案，檔案管理人員在審核通過(guò)后，可以通過(guò)系統(tǒng)將檔案信息推送給申請(qǐng)人，提高檔案利用的便捷性。
- 利用審批
- 對(duì)于涉及企業(yè)核心機(jī)密或重要商業(yè)秘密的檔案，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序。申請(qǐng)人在檔案管理系統(tǒng)中提交利用申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明利用目的、檔案名稱、使用期限等信息。相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中進(jìn)行審批，只有審批通過(guò)后，才能提供檔案利用服務(wù)，確保檔案的安全和保密。
- 利用記錄
- 檔案管理人員要對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用人、利用時(shí)間、檔案名稱、利用目的等。這些記錄可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)生成，方便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。
七、檔案的鑒定和銷(xiāo)毀
- 鑒定原則
- 按照國(guó)家和企業(yè)規(guī)定的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、客觀公正的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值和是否需要繼續(xù)保存。檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)檔案的保管期限和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，自動(dòng)篩選出到期檔案，并提醒檔案管理人員進(jìn)行鑒定，提高鑒定工作的效率和準(zhǔn)確性。
- 鑒定程序
- 成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組對(duì)到期檔案逐一進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。對(duì)于有保存價(jià)值的檔案，重新確定保管期限；對(duì)于無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。鑒定過(guò)程和結(jié)果要在檔案管理系統(tǒng)中詳細(xì)記錄，確保鑒定工作的可追溯性。
- 銷(xiāo)毀程序
- 對(duì)于經(jīng)過(guò)鑒定確定銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，要編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)列明銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。銷(xiāo)毀后的檔案信息在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記，注明銷(xiāo)毀時(shí)間和銷(xiāo)毀方式，保證檔案管理的完整性。
八、檔案的安全和保密
- 安全措施
- 加強(qiáng)檔案的安全管理，采取有效的安全措施防止檔案丟失、損壞和泄密。除了物理安全措施外，檔案管理系統(tǒng)要具備完善的安全防護(hù)功能，如用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制等。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全。
- 保密制度
- 建立健全檔案保密制度，明確檔案的保密級(jí)別和保密期限。對(duì)于涉密檔案，要嚴(yán)格按照國(guó)家保密法律法規(guī)和企業(yè)保密制度進(jìn)行管理。檔案管理人員和利用檔案的人員都要簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)檔案的保密級(jí)別，自動(dòng)設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，防止信息泄露。
九、檔案信息化管理
- 檔案管理系統(tǒng)建設(shè)
- 企業(yè)要高度重視檔案信息化建設(shè)，投入必要的資源建設(shè)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案信息錄入、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展提供有力的信息支持。
- 數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)
- 定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)
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